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推动电子文件归档工作的思考/张智涛

时间:2024-07-09 18:56:12 来源: 法律资料网 作者:法律资料网 阅读:9046
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推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

福州市养犬管理办法

福建省人民政府


福州市养犬管理办法

(2001年12月27日福州市人民政府令第21号公布)


第一章 总则
  第一条 为保障公民身体健康和人身安全,维护市容环境卫生,根据《中华人民共和国传染病防治法》等法律、法规规定,结合我市实际,制定本办法。
  第二条 对单位、个人养犬实行严格限制、严格管理、禁限结合、综合治理的原则。
  第三条 本办法适用于我市限制养犬区域犬类的饲养和经营活动管理。我市的限制养犬区域(以下简称“限养区”)范围为:
  (一)五城区各街道;
  (二)鼓楼区洪山镇、晋安区岳峰镇、仓山区仓山镇、马尾区马尾镇全部区域;
  (三)晋安区新店镇、鼓山镇、仓山区盖山镇、建新镇、城门镇、螺州镇、马尾区亭江镇的镇政府所在地建成区。
  限养区内五城区各街道,鼓楼区洪山镇、晋安区岳峰镇全部区域,以及仓山区仓山镇、盖山镇、马尾区马尾镇、晋安区新店镇、鼓山镇的镇政府所在地建成区为严格限制养犬区域(以下简称“严格限养区”);限养区内其它范围为一般限制养犬区城(以下简称“一般限养区”)。
  各镇政府所在地建成区范围由区人民政府核定。
  第四条 各级人民政府统一领导辖区内限制养犬工作。
  公安部门是限制养犬工作的主管机关,负责养犬登记注册及审批、发放《预准通知单》、《犬类经营许可证》、《养犬许可证》和犬牌,对养犬伤人事件及单位、个人在住所范围内违法养犬行为进行查处。
  城市建设监察机构(以下简称“城监机构”)负责组织捕捉、处理路面禁养犬、无证犬、无主犬,以及查处犬主及准养犬在路面的违章行为。
  畜牧兽医部门负责兽用狂犬病疫苗的研制、生产和供应;对准养犬进行预防接种和核发《犬类免疫证》,并负责犬疫病的诊治和疫情监测工作。
  卫生部门负责人用狂犬病疫苗和抗狂犬病血清的统一供应、接种,诊治被犬伤害者,监测狂犬病疫情,查处狂犬病疫情事件,管理犬类食品的经营销售活动。
  工商行政管理部门负责管理犬的经营销售活动。
  第五条 公民有权对违反本办法规定擅自养犬的单位和个人进行劝阻或举报,有权对行政机关的违法失职行为予以检举、控告。因他人养犬造成人身伤害或财产损害的,有权依法要求赔偿。
第二章 犬类饲养
  第六条 在限养区内养犬实行许可审批制度和强制免疫制度。批准养犬的单位或个人必须持有《犬类免疫证》、《养犬许可证》和犬牌(即“两证一牌”,下同)。
  未经公安部门批准和畜牧兽医部门检疫,任何单位和个人不得擅自在限养区内饲养犬类。
  第七条 在限养区内禁止任何单位和个人饲养具有攻击性的狼狗等烈性犬,本办法第八条规定除外。
  在严格限养区内个人只能饲养小型观赏犬,小型观赏犬品种由市公安部门会同市畜牧兽医部门确定并公布。
  第八条 除军队、武警部队及公安、司法部门用犬外,符合下列条件单位经批准后可在限养区内饲养犬类:
  (一)科研、医疗实验用犬;
  (二)专业表演团体演出用犬;
  (三)动物园观赏用犬;
  (四)重要仓储单位、重要保卫场所等特殊需要用犬的单位。
  经批准养犬的单位必须对犬采取防疫措施,并建立养犬管理制度,指派专人管理犬。犬必须拴养,管理员不得携犬外出。
  第九条 在限养区内个人申请养犬必须具有完全民事行为能力,在本市有独立住宅单元或独户居住,并且每户限养一只。
  曾因违法养犬被公安机关吊销《养犬许可证》的,满三年后方可再次申请养犬。
  第十条 符合养犬条件的个人或单位按下列程序申请养犬:
  (一)个人须持申请报告、本人身份证、户口簿,经当地公安派出所签注认可后,向户口所在地的区公安部门提出养犬申请。
  单位持申请报告、养犬管理制度、犬管理人名单,经住所地的区公安部门签注认可后向市公安部门提出养犬申请。
  经批准养犬的,个人养犬由区公安部门核发《预准通知单》,单位养犬由市公安部门核发《预准通知单》。《预准通知单》有效期半年。单位和个人凭《预准通知单》购犬或接受他人赠犬。
  (二)单位、个人必须自购犬或接受赠犬后10日内持《预准通知单》、犬的彩色照片,携犬到畜牧兽医部门对犬进行健康检查,经检疫合格后注射预防狂犬病疫苗,并发给《犬类免疫证》。
  (三)单位、个人应自领取《犬类免疫证》之日起10日内持《预准通知单》、《犬类免疫证》、犬的彩色照片,携犬到区公安部门申领《养犬许可证》和犬牌。个人养犬的,在缴纳注册登记费后,公安部门予以核发证、牌。《养犬许可证》每年审验一次。
  第十一条 个人在缴纳注册登记费、领取《养犬许可证》后,从第二年起每年向公安部门缴纳年度审验费。注册登记费、年度审验费具体收费标准按市物价部门有关规定执行。
  第十二条 经批准养犬的个人,必须遵守下列规定:
  (一)一般限养区内的大型犬必须实行拴养或圈养,不得出户;在严格限养区内允许携小型观赏犬在规定时间(每日早7点前、晚19点以后)出户;
  (二)携犬外出,必须随身携带《养犬许可证》,犬必须挂犬牌、束犬链、戴犬罩,并由成年人牵领;
  (三)不得携犬进入市场、商店、宾馆、饭店、公园、学校、医院、影剧院等公共场所;
  (四)不得携犬乘坐公共交通工具;
  (五)犬在户外排泄粪便的,携犬人应当负责及时清除;
  (六)未经公安部门批准,不得擅自遗弃犬只;
  (七)养犬不得侵扰他人正常生活;
  (八)每年按畜牧部门规定时间定期为犬注射预防疫苗。
  第十三条 限养区内登记注册的犬只产幼犬的,养犬人必须自幼犬出生之日起30日内对其进行处理,需换养幼犬的,应当到公安部门和畜牧兽医部门办理“两证一牌”的变更登记手续。
  第十四条 经批准的养犬单位或个人将犬转让、赠与符合本办法第八条、第九条要求的单位或个人饲养的,自转让、赠与之日起10日内,受让(受赠)人必须携犬到公安部门和畜牧兽医部门办理“两证一牌”变更登记手续。
  养犬饲养地发生变动的,养犬单位或个人应自变动之日起10日内向公安部门和畜牧兽医部门办理“两证一牌”变更登记手续。
  第十五条 经批准饲养的犬死亡或丢失的,养犬单位或个人应于30日内向公安机关报告,并将两证一牌交回原发放机关注销。如要求继续养犬,必须按本办法规定重新办理养犬审批手续。
  第十六条 犬伤害他人时,犬主或携犬人必须立即将伤者送至医院诊治,先垫付全部医疗费用并依法承担被伤害者的诊治费和其他经济损失;对伤人犬必须立即送交畜牧兽医部门检查,属于狂犬的,应当立即灭杀。
第三章 犬类经营管理
  第十七条 限养区内禁止开办犬类养殖场或从事犬类营利性养殖活动。
  第十八条 在限养区内从事犬类销售活动的单位和个人,以及开办为养犬服务的商店、医院,必须向市公安、畜牧兽医部门提出申请,凭市公安部门核发的《犬类经营许可证》和市畜牧兽医部门核发的有关证件向工商部门办理注册登记手续。
  禁止在市人民政府确定的犬类交易市场以外的其它场所从事犬类交易。
  第十九条 在犬类交易市场内从事犬类销售活动的单位或个人,必须遵守下列规定:
  (一)所有犬只必须有畜牧兽医部门的检疫证明,具备检疫条件但未经检疫的,由畜牧兽医部门强制注射疫苗,所需费用由养犬人承担;
  (二)售犬时必须检验购犬人的《预准通知单》,并登记在册;
  (三)犬舍、犬笼牢固可靠;
  (四)在批准的地点销售。
  第二十条 开办为养犬服务的商店不得同时销售人用食品。
  销售犬肉及其制品的商店或个人必须遵守有关食品卫生法律法规规定,严禁出售有狂犬病或其他疫病的犬类食品。
  第二十一条 养、售犬单位和个人以及为养犬服务的医院、商店发现或怀疑犬有狂犬病时,应当及时向卫生防疫、畜牧兽医部门报告。
  确诊或疑为狂犬病的犬只死亡的,犬尸体必须火化。
第四章 法律责任
  第二十二条 违反本办法第六条规定,未经公安部门批准、畜牧兽医部门检疫擅自养犬的,对违章的户外犬由城监机构予以没收,户内犬由公安部门予以没收,并对犬主处以800元以上1000元以下罚款。
  第二十三条 经批准养犬的单位、个人违反本办法第八条第二款及第十二条规定之一的,责令其立即改正;拒不改正的,对养犬人处以300元以上500元以下的罚款,对养犬单位处以800元以上1000元以下罚款,没收犬,并吊销“两证一牌”。
  对违反第十二条第(七)项规定行为的处罚权由公安部门行使;对违反第十二条第(八)项规定行为的处罚权由畜牧兽医部门行使;“两证一牌”的吊销分别由公安、畜牧兽医部门行使;对其他违法行为由城监机构行使。
  第二十四条 违反本办法第十条第(三)项规定,《养犬许可证》未按期年检的,由公安部门责令养犬单位或个人限期年检;逾期不年检的,吊销《养犬许可证》,对犬主处以800元以上1000元以下罚款,并没收犬。
  第二十五条 违反本办法规定,有下列行为之一的,由工商行政管理部门依照有关法律、法规规定责令停业,处以8000元以上10000元以下罚款,并会同公安部门没收犬:
  (一)在政府确定的交易场外从事犬类交易的;
  (二)在限养区内开办犬类养殖场或从事犬类营利性养殖活动的;
  (三)未经批准擅自从事销售犬类的经营活动;
  (四)未经批准擅自开办为养犬服务的商店、医院的。
  第二十六条 违反本办法第十三条、第十四条、第十五条规定,未按规定办理“两证一牌”变更、注销手续的,分别由公安、畜牧兽医部门吊销“两证一牌”。
  第二十七条 养犬伤人,犬主有过错的,除依法承担民事责任外,由公安部门对犬主处以800元以上1000元以下罚款,没收犬,吊销“两证一牌”;情节严重的,依法追究治安、刑事责任。
  第二十八条 因违章养犬导致他人发生狂犬病的,除依法承担民事责任外,由卫生部门对养犬人处以5000元罚款,对养犬单位处以10000元罚款;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
  违反本办法第二十条、第二十一条规定的,由卫生部门依照其他有关法律法规规定处罚。
第五章 附则
  第二十九条 本办法自2002年3月1日起施行。市人民政府1994年12月13日颁布的《福州市严格限制养犬的规定》同时废止。
  自本办法公布之日起,现有在限养区内已从事犬类饲养、销售活动的单位、个人或开办为养犬服务的商店、医院,必须在本办法实施前依照本办法规定向公安、畜牧兽医等部门办理审批手续,犬类养殖场必须在本办法实施前关闭。逾期不办理审批手续或不关闭的,依照本办法处罚。



卫生部办公厅关于进一步做好传染性非典型肺炎诊疗工作的通知

卫生部办公厅


卫生部办公厅关于进一步做好传染性非典型肺炎诊疗工作的通知


传染性非典型肺炎是一种目前病因尚不明确的疾病,在我国部分地区有病例发生,做好传染性非典型肺炎的诊疗工作对于控制疫情、救治患者至关重要。为进一步做好传染性非典型肺炎的诊疗工作,现提出如下要求:

一、各地要指定传染性非典型肺炎集中收治医院,做到分散接诊,集中治疗。医疗机构要设立专门的发热门诊,对于疑似病例要按照《传染病防治法》的要求立即隔离留观,并采取有效措施严格管理病人。对于临床诊断明确的病例要及时转运到集中收治的医院隔离治疗。传染性非典型肺炎诊断标准按《卫生部关于印发〈传染性非典型肺炎诊断标准(试行)〉》执行。在接诊病人时要按照《卫生部办公厅关于临床医师在接诊疑似传染性非典型肺炎患者应询问流行病学史的通知》的要求询问流行病学史。在病人转运过程中要按照《卫生部办公厅关于做好传染性非典型肺炎病人和疑似病人转运工作的通知》的要求执行。

二、传染性非典型肺炎已列入法定传染病管理,控制疫情的主要手段是早发现、早诊断、早隔离、早治疗。要及时向当地疾控机构报告疫情。同时,按照《卫生部、财政部、铁道部、交通部和民航总局关于严格预防通过交通工具传播传染性非典型肺炎的通知》精神,在铁路、公路、水运沿线和主要航空站所在地的地级及其以上城市,设立传染性非典型肺炎病人和疑似病人留验站,留验站负责留验观察和隔离治疗。因此,各级医疗机构在接诊疑似传染性非典型肺炎患者时不得以任何理由推诿。否则,将按照《执业医师法》、《传染病防治法》和有关法律、法规、规定,对当事医疗机构和人员严肃处理;造成严重后果的,要追究刑事责任。

三、各传染性非典型肺炎接诊和集中收治医院要制定预案,准备床位、人员、设备、药品和隔离措施,做好一切准备,尽力为患者创造良好的就医条件。对急危重症患者要及时组织会诊和抢救,提高救治质量,努力提高治愈率,降低死亡率。各级卫生行政部门要合理调配传染性非典型肺炎治疗抢救所需的卫生资源(包括人力、设备和药品等),对接诊和集中收治医院提供必要的支持。

四、各级卫生行政部门要做好对医疗机构和医务人员关于传染性非典型肺炎诊断治疗、消毒隔离和个人防护等相关知识的培训。在有病例发生的地区要立即开展培训,未发现病例的地区也要提前做好培训工作,防患于未然。培训所需光盘正在制作过程中,即日可发放各地。

请将此通知转发至卫生部属、部管医院。


卫生部办公厅

二OO三年四月十五日